文/陳怡瑄
大誠保險經紀人為因應數位化與金融科技需求，近年與多家保險公司合作行動投保、遠距投保，並有自己的資訊研發部門，持續優化領先業界的業務作業系統，提供業務夥伴更便利的投保方式與更即時的客戶服務。
大誠保險經紀人（以下稱大誠保經）為提升行政效率與服務品質，多年來積極推動各項行政作業的行動化與系統化措施，致力於打造一個高效、透明、便捷的數位行政環境。
透過無紙化作業、自建數位學習系統、活動簽到數位工具、虛擬帳號金流管理與資格考試全流程自動化等措施，有效減少人工介入、降低行政錯誤與成本，同時提升使用者體驗與資料安全性。
促進檔案數位化管理 減少紙張資源浪費
傳統行政作業流程繁瑣，紙本文件的製作、傳遞與存檔，不僅耗費大量人力與時間，也增加作業風險。因此，大誠保經推動「行動報聘」作業，透過線上平台與行動設備，讓聘用流程得以遠距作業、即時核可，大幅縮短流程時程。
全面實施無紙化政策，包含申請書、審核表單與合約等皆改以電子形式進行，除減少紙張資源浪費外，更促進檔案數位化管理，有效提升資訊整合與歷史紀錄追蹤能力，也符合現代辦公自動化趨勢。
同時，為有效管理大量業務資料與分析成果，大誠保經也推動「電子化文件作業」。包含各類書面分析報告、會議記錄、審查紀要與內部文件，皆以PDF、Word、Excel等格式進行存檔與共享，並整合至雲端資料庫或檔案伺服器中。不僅強化了文件的安全性與查詢便利性，也有助於多部門協同作業與即時資料存取，減少紙本資料遺失與傳遞時效不佳等問題，提升整體行政溝通效率。
大誠保經也提到，在辦理各項活動與教育課程中，過往多採人工簽到方式，不僅耗時、容易出錯，也增加後續資料統整負擔。因此，大誠保經導入「QRCode與藍牙報到系統」，參與者僅需以手機掃描指定QRCode，或透過裝置藍牙感應，即可完成簽到程序。
自建各類平台 管理、學習更精確
此外，為強化內部教育訓練機制，大誠保經更規劃建置「自建數位線上學習平台」，讓大誠同仁可透過網路自由選課、觀看教材、完成測驗與評量，打造多元且彈性的學習環境。平台內容涵蓋新進人員訓練、專業知能提升、法規宣導與系統操作教學等，並搭配使用者學習歷程記錄與成效追蹤，協助管理單位掌握學習進度與成果評估。透過此平台，培訓資源得以集中管理並持續更新，進一步推動知識共享與組織學習文化的建立。
同時，為提供業務員便捷服務，並強化考務管理，大誠保經也導入資格考試全流程資訊系統化，包括：線上報名、電子繳費、准考證下載、成績查詢、歷史記錄管理，大幅提升報考便利性、也減少行政人力負擔，並強化管理效率。
除了自建學習平台、考試流程系統化外，大誠保經為降低現金收取的風險與作業繁瑣，更開發出「虛擬帳號收款系統」，整合銀行平台，自動生成個人化虛擬帳號供繳費者使用。無論是報名費、訓練費或其他行政費用，皆可透過虛擬帳號匯入指定帳戶，並自動對應到個人繳費紀錄，讓繳費管理更加精確即時。
整合既有資源與技術 樹立行業新標竿
針對每日需回覆或處理之照會事項，大誠保經導入「傳輸檔自動分派系統」，使每日來文或交辦事項自動轉入各單位助理工作清單，直接由相關人員進行後續處理。更確保資訊能即時傳遞至承辦單位，避免因人工轉派延誤處理進度，亦可提升整體行政流通效率與追蹤掌控的即時性與精準度。
大誠保經利用科技工具進階功能和服務提升在市場的競爭力，為業務員帶來更多創新機會，在整合既有資源與技術的同時，更打造一套高效、穩定且可持續發展的行政作業體系，透過無紙化、自動化、行動化與即時資料處理，除可有效降低行政成本與錯誤率外，亦符合環境、社會和治理（ESG）領域。未來大誠保經將持續檢視系統運作情形與使用者回饋，滾動修正與優化功能，致力成為智慧行政與數位治理的實踐典範。
